Как работать с релокантами - все легальные варианты платить из РФ

Многим российским компаниям доставляют сложности договоры и платежи высококвалифицированным специалистам, которые живут за границей. Вы нашли отличного исполнителя, который находится в Сербии - но десять раз подумаете, привлекать ли его к проекту, потому что расчет с ним будет “задачей со звездочкой”. Не стоит отказываться от подходящего кандидата из-за сложностей с контрактом или валютными перечислениями!

Мы подготовили для вас удобный гайд про то, как заказчик из России может сотрудничать с исполнителями из других стран — как оформить отношения, делать трансграничные платежи и какие налоги платить. Подскажем, что учесть и как снять риски, чтобы ваш бизнес не пострадал из-за нарушений.

Обратите внимание, что речь идет о релокантах, то есть гражданах России, переехавших в другие страны. Для иностранцев действует другой сценарий.

Рассмотрим ситуацию:

На проект по созданию мобильного приложения вам нужен senior iOS developer. HR нашел отличного разработчика в Испании. Он живет там уже давно, нерезидент, но гражданин в РФ, просит за фуллтайм-вовлеченность в проект
4 000 евро в месяц. Специалист открыл в Испании ИП, также может заключить договор как ИП в РФ. Предварительная оценка его участия в проекте — 5 месяцев.

Не смотря на то, что в этом примере логичным (для компании) вариантом будет договор с российским ИП, давайте рассмотрим все доступные опции. Это позволит нам сравнить налоги и другие обязательные отчисления для разных вариантов оформления.

Для простоты налоговую нагрузку рассматриваем только в РФ и не берем доплаты по подоходному налогу и соцстраху, которые могут возникнуть в другой стране - это останется на стороне исполнителя.

А теперь разберем каждый способ в деталях.

Не смотря на статус индивидуального предпринимателя в другой стране (аутономо, предузетник, sole proprietor и т.п.) для российского правового поля он считается лицом, ведущим деятельность без образования юридического лица и по-прежнему валютным резидентом РФ.

Расчеты между валютными резидентами в иностранной валюте запрещены - вы не можете платить за услуги в иностранной валюте - расчеты возможны только в рублях. Договор при достижении оборота по нему в 3 млн.рублей также нужно будет поставить на валютный контроль в банке, но это несложная процедура.

Если ИП находится в Казахстане или Армении, такой вариант расчетов возможен. Но наш ИП в Испании, и туда заплатить можно только в евро. Поэтому для нашего примера вариант не годится.

Что касается налогов, то при импорте услуг вы должны начислить и заплатить в бюджет 20% НДС на все полученные услуги. Свои налоги и взносы ИП сам платит в стране резиденции, компанию-заказчика этот вопрос не касается.

У способа есть скрытый риск - придется тщательно контролировать налоговый статус иностранного предпринимателя с российским паспортом, в случае, если его нет - вы платите физлицу со всеми вытекающими (30% НДФЛ). Также важно, чтобы услуги, которые оказывает компании ИП, совпадали с видами экономической деятельности, указанных при регистрации ИП. Сотрудничество по другим видам деятельности также может быть приравнено к сотрудничеству с физлицом без статуса ИП.

Это классический и самый простой способ. Если релокант уже принят в штат, не нужно ничего менять — сотрудник продолжает работать в компании, находясь в другой стране, то есть удаленно.

Налоги и сборы в этом случае составят:

• НДФЛ 13%–22%. Прогрессивная шкала вводится с 2025 года. Для заработка до 2,4 млн рублей в год действуют минимальные 13%, для суммы от 2,4 до 5 млн — 15% и так далее по нарастающей. Но повышенные проценты рассчитываются только с той части годового дохода, которая превысила лимит.

Обратите внимание, до 1 января 2024 года НДФЛ можно было не платить за сотрудников, которые перестали быть резидентами РФ. Но согласно п. 21 ст. 2 закона от 31.07.2023 № 389-ФЗ ситуация поменялась. Теперь даже если ваш сотрудник уже давно живет в другой стране (более 183 дней в году), компания обязана продолжать платить с его зарплаты НДФЛ.

• Страховые взносы 7,6%–30%. В них входят обязательные платежи на медицинское, пенсионное и социальное страхование работников. Универсальный тариф составляет 30% от суммы дохода каждого сотрудника до 2 759 000 рублей (до вычета НДФЛ), далее — 15,1%.

Есть сниженные тарифы для отдельных видов бизнеса, например, для ИТ-компаний установлена ставка 7,6% до суммы дохода в 2 759 000 рублей и 0% далее. А малые и средние предприятия в 2025 году 30% платят с зарплаты размером до МРОТ*1,5, а с остальной части — только 15%.

Итого налоговая нагрузка по трудовому договору для удаленного сотрудника составит от 20,6% (13% + 7,6%) и до 43% (13% + 30%).

До 1 января 2025 года найм удаленных исполнителей по договорам подряда гражданско-правового характера существенно отличался от трудовых договоров. Нерезидент России (тот, кто не живет в РФ более 183 дней за 12 месяцев) должен был платить НДФЛ в своей стране проживания.

Но с 1 января 2025 обязанность платить НДФЛ за таких работников в России стала применима и к договорам подряда. Поэтому налоговые ставки при найме удаленных специалистов по ГПД теперь аналогичны оформлению по трудовому договору и равны от 20,6% и до 43%.

Налоговые риски для компании при оформлении физического лица по трудовому или подрядному договору отсутствуют, если все документы о трудоустройстве в порядке.

Это очень популярный способ сотрудничества с удаленным специалистом при условии, что у него есть ИП в России. Компания заключает договор подряда на выполнение работ или услуг с ИП и в таком случае не является налоговым агентом — все налоги исполнитель платит самостоятельно.

Чаще всего ИП в единственном лице использует 2 варианта налоговых отчислений:

• 6% с заработка (УСН Доходы);
• Фиксированная сумма в год (патент).

Кроме налогов ИП платит фиксированный страховой взнос за себя, который в 2025 году равен 53 658 рублей за год плюс 1% от дохода более 300 000 рублей, максимум 300 888 рублей.

Такую модель взаимодействия с исполнителем компании часто используют из-за низкой налоговой нагрузки. Но есть серьезные риски, о них подробно расскажем чуть ниже.

Этот сценарий очень похож на ИП — договор подряда, единая налоговая ставка 6% с заказов от юрлиц, а налоги платит сам специалист. Но установлен лимит по доходам в 2 400 000 рублей в год. Если он превышен, самозанятый утрачивает свой статус, и оказывает услуги уже как простое физическое лицо. То есть все последующие выплаты будут квалифицированы как зарплата сотруднику с начислением НДФЛ и страховых взносов (от 20,6% до 43%). Сейчас большинство банков контролирую этот лимит, но также рекомендуем прописать в договоре ответственность СЗ за недобросовестное сокрытие превышения лимита.

И самозанятость, и ИП — удобны для компании-заказчика с точки зрения работы с временными и удаленными подрядчиками, но часто их используют для минимизации налогов, что влечет за собой определенные риски.

Если налоговая инспекция при проверке выявит подмену трудовых отношений подрядными с целью уменьшить выплаты в бюджет, бизнесу грозит не только доначисление НДФЛ и страховых взносов, но и штрафы и пени за срок сотрудничества в течение 3 последних лет.

Заключая договор с релокантами через платформу Stape, бизнес решает сразу множество проблем и минимизирует описанные выше риски.

При заключении договора оказания услуг с юридическим лицом вы снимаете все риски работы с ИП\Самозанятыми и риски выяснения их статуса резиденции.

НДС 20% на импорт услуг возникает и в этом случае, если вы на ОСН или УСН с НДС - вы сможете его зачесть.

Такое решение для сотрудничества с удаленными исполнителями по всему миру, которое позволит компании-заказчику:

• заключить один договор на всех исполнителей,
• отнести выплаты за выполненную работу на затраты,
• платить в рублях без сложностей с валютой и конвертацией,
• исключить неудобства с налоговым учетом выплат нерезидентам в РФ,
• зачесть НДС для заказчиков-плательщиков НДС.

Привлечение компанией в России удаленных специалистов за рубежом требует внимательного подхода. Выбор оптимального варианта зависит от конкретных условий и требований организации-заказчика к специалисту, также обязательно нужно учитывать налоговые и юридические риски.

Присоединяйтесь к Stape и работайте с исполнителями из разных стран без проблем и лишних затрат.